4 Alasan Data Karyawan yang Akurat Dibutuhkan Melalui Aplikasi Data Pegawai

Guideku.com - Berbicara tentang kegiatan di departemen HR pasti akan berhubungan dengan data karyawan. Pengelolaan data karyawan merupakan hal yang penting karena data karyawan merupakan dasar untuk perhitungan penggajian karyawan. Untuk mengelola data karyawan diperlukan ketelitian yang ekstra agar data yang tersimpan merupakan data yang akurat. Selain itu, diperlukan juga aplikasi data pegawai berbasis web dan mobile.

Informasi yang termuat dalam data karyawan tidak hanya data diri saja, tetapi berkaitan dengan jatah cuti, masa kerja, histori prestasi, rotasi dan mutasi yang pernah dialami selama bekerja dan masih banyak lagi.

Pengelolaan data karyawan dengan baik dan tepat dengan aplikasi data pegawai berbasis web akan membantu karyawan, HR, maupun perusahaan dalam menjalankan kegiatan untuk mencapai tujuan masing-masing.

Belakangan ini, seiring dengan berkembangnya teknologi, software HR membantu banyak dalam menyederhanakan tugas administratif HR, sehingga HR dapat menyelesaikan tugas tersebut dengan lebih praktis dan mudah. Berikut adalah alasan mengapa data karyawan harus dikelola dengan baik menggunakan aplikasi data pegawai berbasis web:

1. Data mungkin akan dibutuhkan di masa yang akan datang

Data karyawan yang telah disimpan dalam aplikasi data pegawai berbasis web pada saat tertentu pasti akan dibutuhkan oleh pihak yang berkepentingan untuk menggunakan, HR tentu harus membongkar dan mencari file tersebut, hal tersebut tentunya memerlukan waktu dan tenaga yang cukup banyak. Dengan menggunakan software SDM, pencarian data karyawan dapat dengan mudah dilakukan karena seluruh data karyawan tersimpan dalam satu database yang dapat dicari dalam satu kali klik.

2. Data karyawan sumber informasi perhitungan gaji karyawan

Absensi karyawan merupakan salah satu bagian dari data karyawan. Absensi karyawan yang terkelola dengan baik akan memudahkan perhitungan gaji secara akurat. Faktor-faktor yang mempengaruhi gaji karyawan yang berkaitan dengan kehadiran karyawan contohnya adalah kelengkapan dan jam absensi, lembur, tunjangan untuk shift tertentu dan masih banyak lagi. Informasi mengenai absensi karyawan akan terekam secara detail dan terintegrasi jika menggunakan aplikasi data pegawai berbasis web dan mobile.

3. Evaluasi kinerja karyawan

Pengelolaan data karyawan yang baik dengan aplikasi data pegawai berbasis web akan mempermudah dalam melakukan evaluasi kinerja karyawan. HR tidak perlu membongkar untuk mencari data karyawan pada periode sebelumnya. Sehingga untuk melakukan evaluasi kinerja karyawan tidak memakan waktu yang lama, karena data periode sebelumnya mudah untuk diakses kembali. Dari data dalam aplikasi data pegawai berbasis web tersebut HR dapat menilai bagaimana kinerja setiap karyawan dan menetapkan rencana strategis untuk pengembangan karyawan perusahaan.

4. Kontrol data lebih mudah

Data karyawan yang tersimpan dengan baik terlebih jika menggunakan aplikasi data pegawai berbasis web dan mobile akan lebih mudah untuk dikontrol. Masing-masing pihak memiliki akses untuk dapat melihat data karyawan. Tentu saja akses yang diberikan pada masing-masing karyawan berbeda, sehingga data yang sifatnya confidential tetap terjaga kerahasiaannya.

5 Aplikasi Data Pegawai Berbasis Web Terbaik untuk Manajemen Aktivitas Karyawan

1. Talenta
Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Aplikasi HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, aplikasi data pegawai berbasis web dari Talenta juga dilengkapi fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing.

Fitur-fitur yang disediakan aplikasi data pegawai berbasis web dari Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Talenta by Mekari:

Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya

• Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
• Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
• Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
• Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam aplikasi data pegawai berbasis web dari Talenta diatur secara sangat terperinci, di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi data pegawai berbasis web dari Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

2. Attendzone

Solusi untuk melacak kehadiran karyawan menggunakan aplikasi di perangkat seluler mereka. Attendzone memanfaatkan GPS dan selfie sebagai keunggulan fitur utamanya dalam mengoptimasi absensi. Selain itu, Attendzone juga memiliki fitur notifikasi yang akan diberikan kepada karyawan jika terlambat dan juga lupa saat absensi.

Attendzone memiliki fitur yang diperlukan pada kondisi saat ini, fitur yang lebih professional dihargai hingga 50 dollar per-bulan dengan fitur payroll-nya.

3. Jibble

Pantau kehadiran tim Anda, apakah mereka bekerja di kantor, dari rumah atau di luar, Anda akan dapat memantaunya. Fitur yang di unggulkan dari Jibble adalah Face Recognition atau pengenalan wajah dan fitur Geolocation dimana karyawan dapat terdeteksi dengan akurat dimana mereka berada. Jibble juga memiliki versi profesionalnya, seharga 3 dollar per-bulan untuk fitur payroll-nya.

4. Darwinbox

Software manajemen waktu dan kehadiran memungkinkan bekerja dengan beragam shift & daftar nama serta personalisasi cuti dan kehadiran. Dengan fitur-fitur seperti Geotagging, One View, Biometric Integration, dll. Anda dapat mengawasi dengan lebih baik cara penggunaan waktu yang berharga di tempat kerja oleh tenaga kerja Anda. Untuk harga dapat cek langsung di website resmi Darwinbox.

5. Employee Time Clock

Tanda memiliki fitur yang cukup sama dengan aplikasi data pegawai berbasis web dan mobile lainnya yaitu fitur GPS dan juga selfie. Selain itu, Satu hal yang diunggulkan dari Tanda adalah Anda dapat mengajukan cuti pada aplikasi. Tanda dapat Anda unduh secara gratis di Google Play Store.

Empat aplikasi diatas menawarkan fitur yang beragam dan keempatnya mengunggulkan fitur kehadiran dengan Geolocation / GPS  / Geotagging, Selfi, Face Recognition, notifikasi dan pengajuan cuti. Aplikasi ke-5, dan juga merupakan produk lokal adalah eBesha EX.

6. eBesha EX

Aplikasi Employee eXperience (EX) untuk meningkatkan produktivitas karyawan ini menawarkan fitur utama manajemen tugas harian beserta upload dokumen pendukungnya. eBesha EX juga dilengkapi dengan fitur kehadiran online berdasarkan Geotagging untuk melaporkan presensi dan absensi karyawan, serta pengajuan ijin, cuti, dan lembur yang realtime. Informasi kepegawaian yang dibutuhkan karyawan, seperti benefit, slip gaji, dan lainnya juga dapat dilihat langsung dari aplikasi eBesha EX, sehingga tidak hanya memudahkan bagian HRD dalam sosialisasi, namun juga mempermudah karyawan dalam melihat  data kepegawaiannya secara transparan.

Pada fitur manajemen tugas harian, Anda selaku atasan dapat memberikan tugas kepada staf Anda atau kolaborasi dengan departemen lain, sehingga koordinasi antar tim dan target harian dalam pekerjaan dapat dipantau dengan seksama secara realtime. Fitur tersebut akan sangat membantu perusahaan dalam melakukan bekerja dari rumah (WFH) atau bekerja parsial di kantor (WFO), yang akan memudahkan HRD perusahaan dalam melakukan evaluasi terhadap kinerja karyawannya.

Freshteam

Freshteam adalah vendor penyedia aplikasi data karyawan asing yang berdiri tahun 2010. Dari sejak itu, Freshteam telah melayani lebih dari 40000 perusahaan dari berbagai skala. Fitur yang ditawarkan oleh Freshteam antara lain adalah; employee records, employee self service portal, organization charts, dan time off management. Namun, fitur itu tidak terintegrasi dengan sistem lain seperti kehadiran, penilaian karyawan, dan penggajian. Jika perusahaan ingin meningkatkan kinerja fitur, maka perusahaan harus membayar $50 – $200 untuk fitur yang lebih reliable.

Myhrtoolkit

Manajemen data karyawan tidak lagi terbatas pada spreadsheet dan file kertas dengan adanya program data karyawan dari Myhrtoolkit. Pengelolaan database karyawan Anda menjadi lebih mudah digunakan dan lebih mudah diakses. Setiap pihak yang berwenang memiliki akses ke dalam sistem untuk mencari informasi khusus seputar karyawan.

Walau memiliki kemudahan akses, Myhrtoolkit menjamin keamanan dan kerahasiaan data para client-nya. Selain itu, Myhrtoolkit juga memfasilitasi para karyawan untuk memperbaharui data pribadinya sendiri sehingga membuat HRD lebih hemat waktu.

Risepeople

Risepeople mampu menyimpan semua data karyawan di satu tempat demi kemudahan akses kapan dan dimana saja. HR admin juga bisa menambahkan berbagai pencapaian kerja, preferensi, hingga hobi dalam profil setiap karyawan. Cara ini membantu perusahaan untuk memahami lebih dekat kepribadian karyawan agar bisa membina engagement yang lebih baik.  Sayangnya, aplikasi ini belum sesuai dengan kebijakan UU Ketenagakerjaan di Indonesia.

 BambooHR

Dan rekomendasi yang terakhir adalah dari BambooHR. Dari kategori standar seperti info pribadi dan pembayaran hingga data kustom sebanyak yang Anda inginkan, Anda memiliki kendali penuh atas semua data utama Anda di satu tempat, dapat diakses dari mana saja. BambooHR memindahkan database HR Anda dari spreadsheet dan file kertas yang tersebar selamanya, menempatkan data yang terorganisir dan terpusat di ujung jari Anda kapanpun Anda membutuhkannya.

Itulah beberapa rekomendasi aplikasi data karyawan yang Anda dapat pertimbangkan untuk perusahaan. Dengan implementasi program data karyawan, diharapkan manajemen personalia dalam perusahaan pun berjalan lancar dan lebih efisien. Semoga dapat membantu!